Acordul de prelucrare a datelor

1. Părțile și ce acoperă acordul

Acordul se încheie între sala, studioul sau antrenorul care folosește Glypiq pentru clienții săi („tu”, operatorul datelor) și operatorul platformei Glypiq („Glypiq”, persoana împuternicită). Pentru o sală, îl acceptă proprietarul, în numele ei; pentru un antrenor, antrenorul însuși.

Acoperă datele pe care tu le introduci sau le ții în Glypiq despre membrii, clienții și echipa ta. Nu acoperă datele pe care un membru le ține în propriul cont (greutatea, jurnalul alimentar, antrenamentele, check-in-urile): pentru ele Glypiq este operator, iar un antrenor le vede doar pe categoriile pe care membrul le partajează și cât timp le partajează.

Acordul face parte din Termenii și condițiile Glypiq și se aplică de la acceptare, pe toată durata folosirii Glypiq pentru clienții tăi.

2. Ce date, despre cine și de ce

Sala sau studioul

dosarul membrului (telefonul, persoana de contact pentru urgențe, nota internă, acordul de marketing, etichetele), abonamentele, intrările cu locația validării, programările și prezența la clase; echipa (numele, adresa de e-mail și rolul); antrenorii afiliați și condițiile afilierii.

Antrenorul

notițele private despre clienți, programele, planurile alimentare și meniurile propuse, programările și pachetele de ședințe.

Glypiq găzduiește, organizează, afișează, transmite persoanelor autorizate de tine, exportă și șterge aceste date, numai ca să-ți furnizeze aplicația. Nu le folosește în scopuri proprii, nu le vinde și nu le folosește în publicitate.

Nota internă, notițele și planurile alimentare pot conține date privind sănătatea, de exemplu o accidentare. Le introduci numai când sunt necesare serviciului tău și ai un temei pentru ele (art. 9 alin. 2 GDPR).

3. Instrucțiunile tale (art. 28 alin. 3 lit. a)

Instrucțiunile tale documentate sunt acest acord, setările și acțiunile făcute în aplicație de tine și de persoanele autorizate de tine: proprietarul, managerul, recepția și financiarul sălii, respectiv antrenorul. Glypiq prelucrează datele numai pe baza lor, inclusiv în privința transferurilor în afara Spațiului Economic European, cu excepția cazului în care legea Uniunii sau a României cere altceva; atunci te informează înainte, dacă legea nu interzice.

Glypiq te anunță imediat dacă o instrucțiune i se pare contrară GDPR sau altor norme de protecție a datelor.

4. Confidențialitatea (lit. b)

Persoanele care au acces la date în numele Glypiq s-au angajat să respecte confidențialitatea sau au o obligație legală de confidențialitate și le accesează numai cât e necesar pentru funcționarea și securitatea serviciului.

5. Securitatea (lit. c și art. 32)

• Conexiuni criptate (HTTPS, cu HSTS) și o politică de conținut care nu încarcă nimic de la terți în browser.
• Acces după rol și după relație: fiecare cerere verifică identitatea din sesiune, iar o sală sau un antrenor nu deschide înregistrările altuia, verificat de teste automate de izolare.
• Parolele se păstrează doar ca hash, iar secretele autentificării în doi pași sunt criptate. Autentificarea în doi pași e disponibilă oricui și obligatorie pentru administratorii platformei.
• Acțiunile sensibile intră într-un jurnal de audit care nu se poate modifica.
• Termenele de păstrare din Politica de confidențialitate se aplică automat, zilnic.
• Baza de date păstrează la furnizorul de găzduire istoricul modificărilor, din care se poate restaura.

6. Furnizorii Glypiq (lit. d, alin. 2 și 4)

Accepți în general furnizorii numiți în Politica de confidențialitate, secțiunea 7: Cloudflare (găzduire, bază de date, rețea) și Resend (e-mail). Glypiq le impune aceleași obligații de protecție a datelor ca în acest acord și răspunde față de tine pentru ei.

Un furnizor nou sau înlocuit se anunță pe e-mail și pe această pagină cu cel puțin 30 de zile înainte. Te poți opune; dacă obiecția nu se poate rezolva, poți înceta folosirea Glypiq pentru clienții tăi.

7. Cererile membrilor și ale clienților (lit. e)

Glypiq te ajută să răspunzi cererilor persoanelor vizate prin funcțiile aplicației: datele din dosar se corectează din aplicație, lista de membri se exportă de proprietar sau de manager, iar exportul contului unui antrenor conține notițele și planurile lui. O cerere primită direct de Glypiq despre datele tale îți este transmisă fără întârziere.

8. Încălcări de securitate și evaluări (lit. f)

Glypiq te anunță fără întârzieri nejustificate după ce află de o încălcare a securității datelor pe care le prelucrează pentru tine (art. 33 alin. 2), cu ce știe despre natura ei, datele și persoanele afectate și măsurile luate, și completează informațiile pe măsură ce le află.

La cerere, Glypiq îți dă informațiile de care ai nevoie pentru securitatea prelucrării, pentru notificarea autorității și a persoanelor, pentru o evaluare a impactului și pentru consultarea prealabilă (art. 32–36).

9. La încetare (lit. g)

Înainte să închei folosirea Glypiq, îți exporți datele din aplicație. Un antrenor care își șterge contul șterge odată cu el notițele, iar planurile lui alimentare se încheie. Pentru o sală, la cererea proprietarului trimisă la office@glypiq.com, Glypiq șterge datele pentru care e persoană împuternicită în cel mult 30 de zile, cu excepția celor pe care legea îl obligă să le păstreze.

10. Informații și audit (lit. h)

La cerere, Glypiq îți pune la dispoziție informațiile necesare ca să arate că respectă acest articol: registrul prelucrărilor, descrierea măsurilor de securitate și lista furnizorilor. Permite și contribuie la audituri și inspecții făcute de tine sau de un auditor mandatat de tine, anunțate cu un termen rezonabil, fără acces la datele altor săli sau antrenori.

11. Ce ține de tine

• Ai un temei legal pentru datele pe care le introduci și îți informezi membrii, clienții și echipa despre prelucrare.
• Introduci doar datele necesare serviciului tău și le ții corecte.
• Dai acces în aplicație doar persoanelor care au nevoie de el și îl retragi când pleacă.

12. Durata, modificări și legea aplicabilă

Acordul durează cât folosești Glypiq pentru clienții tăi. O versiune nouă, cu schimbări care te privesc, îți cere o nouă acceptare la următoarea intrare în aplicație. Acordul e guvernat de legea română. Pentru întrebări scrie la office@glypiq.com.